Politique de confidentialité
Version actuelle : Octobre 2023
La présente Politique de confidentialité énonce les pratiques de l'organisme Bulle et Baluchon en matière de collecte, d'utilisation, de communication et de conservation de vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture de la Politique, nous utilisons fréquemment le « nous » lorsque nous référons à l'organisme Bulle et Baluchon.
Notre Politique s'applique, peu importe le moyen utilisé pour recueillir des renseignements personnels, que ce soit en personne, par téléphone, par courriel, ou via notre site Web.
Notre Politique s'applique, peu importe le moyen utilisé pour recueillir des renseignements personnels, que ce soit en personne, par téléphone, par courriel, ou via notre site Web.
1 Comment joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels?
Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels :
Par courriel :
À l'attention de :
Jacinthe Samson, Responsable de la protection des renseignements personnels.
Par téléphone :
819-822-6046
À l'attention de :
Jacinthe Samson, Responsable de la protection des renseignements personnels.
Par la poste :
1255 rue Daniel, bureau 131, Sherbrooke, Québec, J1H 5X3
À l'attention de :
Jacinthe Samson, Responsable de la protection des renseignements personnels.
2 Dans quels cadres recueillons-nous vos Renseignements personnels et à quelles fins les utilisons-nous?
2.1 Dans le cadre de notre mission et des services que nous offrons :
Nous traitons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels des enfants dont nous estimons la sécurité et le développement compromis, et pour lesquels un signalement à la Direction de la Protection de Jeunesse est nécessaire. Les renseignements personnels ainsi collectés sont notamment, mais sans s'y limiter : nom, prénom, adresse personnelle, date de naissance.
Nous traitons, utilisons et conservons les renseignements personnels des adultes présentant une demande d'aide et pour lesquels un suivi est nécessaire. Le suivi est consenti par la personne concernée. Les renseignements personnels ainsi collectés sont notamment, mais sans s'y limiter : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone.
2.2 Gestion des ressources humaines (employés, postulants à l'emploi et administrateurs) :
Nous traitons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels des employés et des postulants à l'emploi afin, notamment, de maintenir des dossiers employés, d'évaluer et analyser des candidatures de préembauche ainsi que pour la paie. Nous traitons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels des administrateurs à des fins de communication avec ces derniers et à des fins de reddition de compte gouvernementales. Les renseignements personnels ainsi collectés sont notamment, mais sans s'y limiter : nom, prénom, adresse personnelle et adresses antérieures, adresse courriel, date de naissance, numéro de téléphone, numéro d'assurance sociale, permis de conduire, contact d'urgence, curriculum vitae, historique d'emploi, antécédents criminels, informations financières liées aux comptes en banque, spécimen chèque.
2.3 Communication aux membres :
Nous traitons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels des membres de l'organisme afin de communiquer avec ces derniers notamment pour le l'Info-Bulle et les invitations aux activités proposées par l'organisme. Les renseignements personnels ainsi collectés sont notamment, mais sans s'y limiter : nom, prénom, adresse personnelle, adresse courriel et numéro de téléphone.
Nous traitons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels des enfants dont nous estimons la sécurité et le développement compromis, et pour lesquels un signalement à la Direction de la Protection de Jeunesse est nécessaire. Les renseignements personnels ainsi collectés sont notamment, mais sans s'y limiter : nom, prénom, adresse personnelle, date de naissance.
Nous traitons, utilisons et conservons les renseignements personnels des adultes présentant une demande d'aide et pour lesquels un suivi est nécessaire. Le suivi est consenti par la personne concernée. Les renseignements personnels ainsi collectés sont notamment, mais sans s'y limiter : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone.
2.2 Gestion des ressources humaines (employés, postulants à l'emploi et administrateurs) :
Nous traitons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels des employés et des postulants à l'emploi afin, notamment, de maintenir des dossiers employés, d'évaluer et analyser des candidatures de préembauche ainsi que pour la paie. Nous traitons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels des administrateurs à des fins de communication avec ces derniers et à des fins de reddition de compte gouvernementales. Les renseignements personnels ainsi collectés sont notamment, mais sans s'y limiter : nom, prénom, adresse personnelle et adresses antérieures, adresse courriel, date de naissance, numéro de téléphone, numéro d'assurance sociale, permis de conduire, contact d'urgence, curriculum vitae, historique d'emploi, antécédents criminels, informations financières liées aux comptes en banque, spécimen chèque.
2.3 Communication aux membres :
Nous traitons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels des membres de l'organisme afin de communiquer avec ces derniers notamment pour le l'Info-Bulle et les invitations aux activités proposées par l'organisme. Les renseignements personnels ainsi collectés sont notamment, mais sans s'y limiter : nom, prénom, adresse personnelle, adresse courriel et numéro de téléphone.
3 Par quels moyens recueillons-nous vos renseignements personnels?
3.1 Nous recueillons des renseignements personnels directement de la personne concernée dans le cadre de :
3.2.1 la gestion des ressources humaines : auprès de plateformes numériques telles que, mais sans s'y limiter, LinkedIn, Indeed, JobBoom et JobIllico, auprès d'anciens employeurs et auprès de fournisseurs de services ou de plateformes RH;
3.1.1 Notre mission et des services que nous offrons : lorsque la personne nous fournit volontairement ses renseignements personnels, lorsque la personne remplit nos formulaires, lorsqu'elle communique avec nous par courriel, par téléphone ou en personne;
3.1.2 La gestion des ressources humaines (employés, postulants à l'emploi et administrateurs) : lorsque vous fournissez volontairement vos renseignements personnels via vos communications avec nous, par courriel, par téléphone ou en personne, lorsque vous soumettez votre candidature pour un emploi chez nous, lorsque vous remplissez des formulaires de préembauche et suivant votre embauche, lorsque vous soumettez vos informations pour la paie et/ou lorsque vous débutez un mandat d'administrateur.
3.1.3 Communication aux membres : lorsque la personne remplit nos formulaires, lorsqu'elle communique avec nous par courriel, par téléphone ou en personne.
3.1.3 Communication aux membres : lorsque la personne remplit nos formulaires, lorsqu'elle communique avec nous par courriel, par téléphone ou en personne.
3.2 Nous recueillons les renseignements personnels auprès de tiers à l'égard d'une personne concernée dans le cadre de :
3.2.1 la gestion des ressources humaines : auprès de plateformes numériques telles que, mais sans s'y limiter, LinkedIn, Indeed, JobBoom et JobIllico, auprès d'anciens employeurs et auprès de fournisseurs de services ou de plateformes RH;
3.3 Mineur de moins de 14 ans
Si nécessaire, nous obtenons le consentement du détenteur de l'autorité parentale pour traiter les renseignements personnels des enfants de moins de 14 ans. Si nous découvrons que nous avons recueilli des renseignements personnels d'une personne de moins de 14 ans sans avoir obtenu le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou sans autre autorisation, nous prendrons les mesures nécessaires pour ne pas traiter, utiliser, communiquer ou conserver ces informations, à moins que nous jugions que la sécurité ou le développement de l'enfant est compromis.
Si nécessaire, nous obtenons le consentement du détenteur de l'autorité parentale pour traiter les renseignements personnels des enfants de moins de 14 ans. Si nous découvrons que nous avons recueilli des renseignements personnels d'une personne de moins de 14 ans sans avoir obtenu le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou sans autre autorisation, nous prendrons les mesures nécessaires pour ne pas traiter, utiliser, communiquer ou conserver ces informations, à moins que nous jugions que la sécurité ou le développement de l'enfant est compromis.
4 Qui aura accès à vos renseignements personnels au sein de l'organisme Bulle et Baluchon et à qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
4.1 À l'interne :
Au sein de l'organisme Bulle et Baluchon, les employés auront accès à vos renseignements personnels uniquement lorsque cela s'avère nécessaire pour accomplir les fins divulguées dans cette Politique ou dans un formulaire de consentement connexe
Au sein de l'organisme Bulle et Baluchon, les employés auront accès à vos renseignements personnels uniquement lorsque cela s'avère nécessaire pour accomplir les fins divulguées dans cette Politique ou dans un formulaire de consentement connexe
5 Quelles sont les technologies d'identification, de profilage, ou localisation que nous utilisons?
Nous avons recours à des technologies permettant de vous identifier, de vous localiser ou d'effectuer un profilage à votre endroit aux moyens de l'utilisation de témoins de connexion sur notre site Web. Pour plus d'informations, nous vous référons à notre politique de cookies.
6 Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
Avec votre accord, nous conserverons vos renseignements personnels tant que les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis n'ont pas été accomplies et en conformité avec nos politiques et processus internes à cet effet. La durée de conservation des renseignements personnels est consentie lors de la rédaction de l'accord de consentement entre Bulle et Baluchon et la personne concernée.
Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à l'article 1.
Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à l'article 1.
7 Où conservons-nous les renseignements personnels et sont-ils transférés à l'extérieur du Québec?
Certaines informations sont détenues sous format papier au poste de travail de nos employés, dans des classeurs barrés auxquels seuls les employés concernés ont accès. Dans le cadre de l'utilisation de services tiers, il se peut que vos renseignements personnels soient transférés ou hébergés à l'extérieur du Québec par des fournisseurs. Par exemple, lorsque nous utilisons Outlook, Indeed ou toute autre plateforme nécessaire au fonctionnement de Bulle et Baluchon.
Lorsque nous considérons que la communication de vos renseignements personnels à l'extérieur du Québec est nécessaire pour soutenir nos opérations, nous évaluons si vos renseignements personnels bénéficient d'une protection adéquate en cas de communication. Nous ne communiquerons vos renseignements personnels que si nous estimons qu'ils bénéficient d'une protection adéquate. La communication sera également régie par une entente contractuelle appropriée.
Lorsque nous considérons que la communication de vos renseignements personnels à l'extérieur du Québec est nécessaire pour soutenir nos opérations, nous évaluons si vos renseignements personnels bénéficient d'une protection adéquate en cas de communication. Nous ne communiquerons vos renseignements personnels que si nous estimons qu'ils bénéficient d'une protection adéquate. La communication sera également régie par une entente contractuelle appropriée.
8 Mesures de protection et risques inhérents
Nous déployons des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos renseignements personnels. Plus particulièrement, nous avons mis en place des mesures de protection physiques, techniques, et administratives appropriées afin d'assurer la protection des renseignements personnels.
Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l'utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous transmettez ou nous fournissez. Vous le faites à vos propres risques.
Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux données figurant à l'article 1.
Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l'utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous transmettez ou nous fournissez. Vous le faites à vos propres risques.
Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux données figurant à l'article 1.
9 Quels sont vos droits à l'égard de vos renseignements personnels?
La loi vous confère différents droits à l'égard de vos renseignements personnels.
9.1 Accès à vos renseignements personnels
Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, si oui, vous pouvez nous demander d'avoir accès à ces renseignements personnels.
9.2 Rectification
Vous pouvez nous demander de rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet.
9.3 Retrait du consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l'utilisation des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous comprendrez toutefois que, dans un tel cas, vous risquez de ne plus bénéficier de nos services
9.1 Accès à vos renseignements personnels
Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, si oui, vous pouvez nous demander d'avoir accès à ces renseignements personnels.
9.2 Rectification
Vous pouvez nous demander de rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet.
9.3 Retrait du consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l'utilisation des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous comprendrez toutefois que, dans un tel cas, vous risquez de ne plus bénéficier de nos services
10 Comment pouvez-vous exercer vos droits?
Pour exercer l'un ou l'autre de vos droits nommés ci-dessus, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées figurant à l'article 1.
11 Comment formuler une plainte concernant notre traitement de vos renseignements personnels?
Bulle et Baluchon prend au sérieux les demandes, les plaintes et les commentaires sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels. Nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour soumettre des plaintes ou des commentaires quant à nos pratiques en matière de protection de vos renseignements personnels.
Votre plainte sera examinée par notre responsable de la protection des renseignements personnels, qui déterminera si le traitement de vos renseignements personnels est conforme à notre programme de protection des renseignements personnels, ainsi qu'à toute loi applicable.
Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec en utilisant le formulaire disponible sur le site Web de la Commission. Toutefois, nous vous invitons à communiquer d'abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
Votre plainte sera examinée par notre responsable de la protection des renseignements personnels, qui déterminera si le traitement de vos renseignements personnels est conforme à notre programme de protection des renseignements personnels, ainsi qu'à toute loi applicable.
Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec en utilisant le formulaire disponible sur le site Web de la Commission. Toutefois, nous vous invitons à communiquer d'abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
12 Sites ou services externes
Cette Politique ne s'applique pas aux sites Web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d'accéder via nos produits et services, notamment, mais sans s'y limiter, via notre sites Web. Nous ne sommes pas responsables à l'égard de tels services tiers. Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.
13 Comment mettons-nous à jour la présente Politique?
Nous pouvons, à notre seule discrétion, modifier notre Politique. Les modifications seront publiées sur le site Web de Bulle et Baluchon, accompagnées d'un avis de changement. Les modifications envisagées entreront en vigueur à la date prévue à l'avis de changement pertinent.
Sommaire de notre politique interne de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
Bulle et Baluchon s'engage à protéger vos renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, conformément à ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels et conformément aux exigences contenues dans les lois applicables.
Pour ce faire, en plus de notre politique de confidentialité, Bulle et Baluchon s'est doté d'une politique interne de gouvernance relativement aux renseignements personnels. Celle-ci a pour objet d'énoncer les principes encadrant la protection des renseignements personnels dans le cadre des opérations de Bulle et Baluchon.
Pour ce faire, en plus de notre politique de confidentialité, Bulle et Baluchon s'est doté d'une politique interne de gouvernance relativement aux renseignements personnels. Celle-ci a pour objet d'énoncer les principes encadrant la protection des renseignements personnels dans le cadre des opérations de Bulle et Baluchon.
1 Rôles et responsabilités
Puisque le respect de vos renseignements personnels est l'affaire de tous au sein de chez Bulle et Baluchon, notre responsable de la protection des renseignements personnels est supportée par une équipe sensibilisée à la protection des renseignements personnels de même qu'aux droits des personnes concernées.
Chaque membre de notre personnel a un rôle à jouer afin que nous puissions agir conformément à notre programme de protection des renseignements personnels. D'ailleurs, chaque membre de notre personnel est appelé à :
Chaque membre de notre personnel a un rôle à jouer afin que nous puissions agir conformément à notre programme de protection des renseignements personnels. D'ailleurs, chaque membre de notre personnel est appelé à :
i. adresser au responsable de la protection des renseignements personnels toute question ou tout commentaire sur la manière dont nous traitons ou dont nous devrions traiter vos renseignements personnels;
ii. participer à des activités de formation et de sensibilisation sur l'importance que nous accordons à la protection des renseignements personnels.
ii. participer à des activités de formation et de sensibilisation sur l'importance que nous accordons à la protection des renseignements personnels.
2 Principes directeurs en matière de gouvernance
Bulle et Baluchon reconnaît l'importance de la protection, de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels qu'elle traite dans le cours de ses activités, de même que l'importance de sensibiliser son personnel et ses partenaires à ce sujet.
Bulle et Baluchon a préparé des lignes directrices en matière de bonnes pratiques et de pratiques interdites concernant la manière dont nous pouvons traiter vos renseignements personnels, par exemple :
Bulle et Baluchon a préparé des lignes directrices en matière de bonnes pratiques et de pratiques interdites concernant la manière dont nous pouvons traiter vos renseignements personnels, par exemple :
i. nous déterminons les finalités et les objectifs poursuivis avant de recueillir vos renseignements personnels. Par la suite, vos renseignements personnels ne sont utilisés que conformément à ces finalités et objectifs;
ii. nous cherchons à recueillir le strict minimum afin d'atteindre les finalités identifiées;
iii. nous obtenons votre consentement au moment de recueillir vos renseignements personnels, particulièrement lorsqu'il s'agit de renseignements personnels sensibles;
iv. nous affichons notre politique de confidentialité de manière claire et visible lorsque nous recueillons vos renseignements personnels par le biais d'un moyen technologique;
v. nous nous assurons que nos produits ou services technologiques, dotés de paramètres de confidentialité, offrent par défaut le niveau de confidentialité le plus élevé, sans qu'aucune intervention de votre part ne soit requise;
vi. si nous utilisons des technologies qui permettent l'identification, la localisation ou le profilage, nous vous divulguerons cette pratique et nous vous informerons sur les modalités d'utilisation;
vii. nous procédons à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requis par la loi, et lorsque nous considérons que le traitement de vos renseignements personnels comporte des risques pour votre vie privée;
viii. nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers sans avoir obtenu votre consentement, sauf lorsque cela est permis par la loi.
ii. nous cherchons à recueillir le strict minimum afin d'atteindre les finalités identifiées;
iii. nous obtenons votre consentement au moment de recueillir vos renseignements personnels, particulièrement lorsqu'il s'agit de renseignements personnels sensibles;
iv. nous affichons notre politique de confidentialité de manière claire et visible lorsque nous recueillons vos renseignements personnels par le biais d'un moyen technologique;
v. nous nous assurons que nos produits ou services technologiques, dotés de paramètres de confidentialité, offrent par défaut le niveau de confidentialité le plus élevé, sans qu'aucune intervention de votre part ne soit requise;
vi. si nous utilisons des technologies qui permettent l'identification, la localisation ou le profilage, nous vous divulguerons cette pratique et nous vous informerons sur les modalités d'utilisation;
vii. nous procédons à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requis par la loi, et lorsque nous considérons que le traitement de vos renseignements personnels comporte des risques pour votre vie privée;
viii. nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers sans avoir obtenu votre consentement, sauf lorsque cela est permis par la loi.
3 INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ
Bulle et Baluchon a mis en place un processus afin de répondre et traiter les incidents de confidentialité.
En vertu de ce processus, Bulle et Baluchon doit prendre des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice sérieux et revoir ses pratiques afin de prévenir de nouveaux incidents de confidentialité de même nature.
Bulle et Baluchon documente tous les incidents de confidentialité dans son Registre des incidents de confidentialité et adaptera son programme de protection des renseignements personnels au besoin, suivant un incident de confidentialité.
En vertu de ce processus, Bulle et Baluchon doit prendre des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice sérieux et revoir ses pratiques afin de prévenir de nouveaux incidents de confidentialité de même nature.
Bulle et Baluchon documente tous les incidents de confidentialité dans son Registre des incidents de confidentialité et adaptera son programme de protection des renseignements personnels au besoin, suivant un incident de confidentialité.
